JDE Douwe Egberts

Fin septembre 2018, les équipes Retail et Professional de Jacobs Douwe Egberts Belgique se sont installées dans un tout nouvel environnement de travail, après avoir partagé le même site pendant des dizaines d’années avec la production. Le nouvel hébergement s’accompagne de nombreuses modifications et d’un nouveau départ avec une dynamique revigorée.

« L’accessibilité au transport public a été d’une importance cruciale dans le choix d’une nouvelle implantation », entame Nancy De Hertogh, HR Assistant Jacobs Douwe Egberts BE. « Ceci dans le but d’attirer des talents mais aussi de conserver nos collaborateurs qui n’envisageaient pas de déménager de Grimbergen vers par exemple Anvers ou Bruxelles. »

Une étude approfondie de la situation à Grimbergen a précédé la recherche d’une nouvelle implantation. « Le taux d’occupation, le nombre de mètres carrés utilisés, les locaux dédiés aux stocks et archives… tout cela a été cartographié », précise Annick Vandenbulcke, Head of Occupier Advisory de Colliers International, le partenaire choisi pour s’occuper de la vente du site et usine de Grimbergen et de la recherche d’une nouvelle implantation appropriée mais aussi de l’aménagement complet et de l’habillage du nouvel espace de bureaux.

Poste de travail semi-flexible

« À Grimbergen, chaque collaborateur disposait de son propre poste de travail tandis que pour le nouveau site, nous envisagions un travail semi-flexible et surtout la réunion des équipes appelées à collaborer fréquemment », explique Nancy De Hertogh. « Une résistance était d’abord perceptible, mais les nécessaires sessions d’information ont aussi permis de communiquer sur les avantages. »

En établissant le programme des exigences, plusieurs critères se sont imposés : réunion de tous les collaborateurs dans un seul lieu, mise à disposition d’un restaurant d’entreprise et de places de parking en suffisance. « Nous sommes arrivés à un peu plus de 2000 m2 de superficie au sol requise sur un seul niveau afin de pouvoir réunir les collaborateurs des divisions Retail et Professional, ce qui n’est pas évident », indique Nancy De Hertogh. « De plus, le but était aussi d’intégrer, dans le même espace, l’atelier et la salle de cours pour les collaborateurs techniques qui réparent les distributeurs automatiques de café. Last but not least, il fallait trouver la perle rare dans un rayon restreint autour de l’ancienne implantation de Grimbergen. » La short-list comportait trois sites dont le « Buro & Design Center » qui a finalement été retenu.

Refléter le business lié au café et au thé

Évidemment, une société comme Jacobs Douwe Egberts applique des directives claires en matière d’identité d’entreprise et celles-ci doivent être respectées. « Le but est de mettre en lumière ce que nous faisons, en l’occurrence montrer notre activité “thé et café” à tous ceux qui entrent ici », explique Nancy De Hertogh.

« Nous voulions nous débarrasser de l’image du bureau classique. Rencontrer les gens est très important dans le nouvel environnement de travail et qui dit rencontre pense spontanément au café ! Il était dès lors évident que l’inspiration devait venir de là. »

L’entrée surprend avec un look qui n’a rien de commun avec l’aspect habituel d’une réception. Le visiteur y plonge d’emblée dans le monde du café avec un véritable bar à café, un aperçu des marques qui dépendent de l’organisation internationale JDE, quelques niches avec de nouveaux produits de café et une collection passionnante de moulins à café antiques.

« Les deux équipes de management de la division Retail et Professional occupent une table de travail centrale », précise Annick Vandenbulcke. « Elles s’y déploient tout autour. Pour le choix des couleurs, nous avons surtout retenu des tons de brun et des teintes qui rappellent le café. »

Ce qui frappe au niveau de l’aménagement, c’est la manière dont les différentes marques qui font partie de JDE sont mises en avant avec leur propre identité. Plusieurs salles de réunion bénéficient ainsi d’un habillage spécifique dans le style maison de Jacqmotte, Chat Noir, L’Or, etc. Les parois vitrées sont pourvues d’écrans graphiques qui évoquent l’expérience liée au café avec notamment des cafetières, des tasses et des petites cuillères.

Partout apparaissent des éléments créatifs et ludiques qui rappellent le monde du café : des abat-jours en grains de café pressés, des cafetières en porcelaine et des tasses transformées en armatures d’éclairage, des poufs réalisés avec les toiles de jute des sacs à café, etc.

Équipe d’ambassadeurs

Pour accompagner au mieux le changement, une équipe « d’ambassadeurs » a été mise sur pied, composée d’un seul délégué par équipe de collaborateurs. L’équipe du « changement » transmettait toutes les informations relatives au projet de déménagement aux ambassadeurs qui à leur tour informaient les équipes, donnaient un feed-back pour, ensemble, mener le changement à bien. « Les collaborateurs ont pu influer sur leur nouvel environnement de travail », se rappelle Nancy De Hertogh. « Un jeu a été organisé pour permettre aux utilisateurs de porter un regard critique sur leur poste de travail futur, l’utilisation de l’espace, l’aménagement de la zone, bref le nouveau cadre de travail. Les utilisateurs ont ainsi largement contribué à l’emménagement proprement dit. »

Annick Vandenbulcke poursuit : « Un manuel à destination des utilisateurs du nouveau cadre de travail a été élaboré avec l’équipe des ambassadeurs, reprenant toutes les informations sur l’utilisation, l’équipement présent et les règles à respecter. » Au total, JDE emploie quelque 200 personnes, dont une septantaine essentiellement en service externe. Le nouvel environnement de travail prévoit 128 postes de travail.

Postes de travail avec un confort ergonomique optimal

Chaque poste est équipé d’un écran d’ordinateur de 23’’ monté sur un bras mobile pour un confort ergonomique optimal. Un temps considérable a été investi dans la recherche du mobilier. En outre, un important travail sur mesure a été effectué sur la base de concepts de Colliers International qui a également supervisé la production.

Les salles de réunion sont dispersées dans le plateau dédié aux bureaux. « Le choix porte essentiellement sur de petites capacités, de 4 à 6 personnes », explique Nancy De Hertogh. « Il existe par ailleurs une unité plus vaste pour 12 personnes maximum et deux espaces combinables. Une attention spéciale a porté sur l’équipement audiovisuel pour faciliter les conférences téléphoniques. »

Des « bubbles » sont disposés partout de manière à ce qu’ils soient rapidement accessibles à tous les membres d’équipe. En outre, une « break-out room » particulièrement chaleureuse et accueillante avec une cuisine totalement équipée ainsi que des coins café bénéficient d’un aménagement multifonctionnel pour accueillir des réunions ou servir de poste de travail supplémentaire.

Adaptation rapide

Lorsque le Buro & Design Center a été sélectionné, l’espace était encore occupé. « Tout devait être vidé et chaque fois qu’un locataire s’en va, le propriétaire du bâtiment choisit une rénovation progressive des parties centrales », souligne Annick Vandenbulcke.

« En février 2018, le nouveau site de JDE a tout d’abord été mis à nu, jusqu’au béton. Les travaux d’aménagement n’ont pu débuter qu’en mars 2018 et Colliers International a pris en charge la coordination des techniques pour pouvoir aller plus vite. La superficie totale est couverte par un réseau WiFi. »

Six mois après l’emménagement, tout le monde s’est habitué au nouvel environnement de travail et les commentaires sont unanimement positifs. « Un déménagement tel que celui-ci constitue le moment idéal pour innover, corriger des situations de travail et anticiper. », constate Nancy De Hertogh. « Les nouveaux bureaux avec réglage en hauteur électrique sont très appréciés. L’angoisse de ne pas trouver un poste de travail dès lors que l’on ne dispose plus de sa propre place a aussi totalement disparu. L’équipe des ambassadeurs surveille en outre l’utilisation correcte de tous les équipements et apporte son aide le cas échéant. »

« Outre la salle d’exposition proprement dite, les coins café sont aussi conçus comme show-rooms vivants pour la division Professional de JDE », poursuit Annick Vandenbulcke. « Sans oublier la D.E. Academy, l’espace à l’avant totalement consacré à l’expérience du café. Des petits groupes de personnes peuvent y mélanger et torréfier du café pour découvrir les évolutions de goût, ou encore participer à des ateliers barista. »

Source: Profacility.be
Photos: Marc Detiffe